A importância de uma planilha de controle de gastos tem muita relação com o sucesso. É só pensarmos em uma empresa que não planeja suas finanças e atua sem controle de fluxo de caixa. Fatalmente, ela incorrerá em prejuízos e não crescerá tanto quanto poderia.

Mas isso foi apenas um exemplo. O sucesso vai muito além da área profissional: ele também tem a ver com a sua realização pessoal. O que você quer para a sua vida? O que tem vontade de fazer? Quais são os seus sonhos?

Qualquer objetivo que você deseja alcançar passa de alguma maneira por um valor financeiro. Se você não sabe por que não consegue guardar dinheiro ou está sempre no vermelho é porque não está sabendo se organizar. Isso, acredite, inevitavelmente afetará seus planos na vida e o seu sucesso. Ainda bem que existe a planilha de controle de gastos!

Continue a leitura para descobrir todas as vantagens dessa ferramenta, conhecer os riscos que você pode correr se não controlar sua vida financeira e, por fim, aprender o passo a passo de como fazer sua própria planilha de controle de gastos para, finalmente, tomar as rédeas da sua vida.

Vantagens da planilha de controle de gastos

Você só tem a ganhar controlando suas finanças. As vantagens são diversas e vão muito além de conseguir economizar, juntar dinheiro e se manter no azul. Pode-se dizer que a planilha ajuda você a conquistar pequenas vitórias no dia a dia e grandes realizações ao fim de um mês ou um ano. Isso não tem preço. Confira agora mesmo todas as vantagens.

Mais foco nas metas

Poucas coisas são tão gratificantes na vida quanto alcançar metas. No entanto, às vezes nos perdemos no processo e retardamos uma realização importante por falta de planejamento pessoal.

Há sempre espaço para os seus objetivos dentro de uma planilha de controle de gastos. Seja qual for sua meta, você pode começar separando 10% do seu salário para investir todos os meses. Acha muito? Inicie com 5% então. O importante é começar.

Conforme o valor aumentar, sua confiança e seu foco se tornarão mais fortes e você conquistará mais bem-estar. Já é comprovado pela Psicologia Positiva que ter um propósito é um dos principais motivadores dos seres humanos. Suas emoções se tornam mais positivas e você começa a se relacionar melhor com o mundo à sua volta.

Visibilidade de desperdícios

Um chiclete ali, um bombom aqui, um café acolá… Quando a gente vê, puft, aquela nota de cinquenta reais que tínhamos sacado ontem sumiu. Isso já aconteceu com você? Situações como essa são mais comuns do que se pode imaginar.

Isso porque muitas vezes não nos damos conta de que valores pequenos podem, ao fim do mês, morder uma boa parcela dos rendimentos. Quer outro exemplo? Muitas pessoas têm em casa pacotes de TV a cabo completos, com centenas de canais, sem ter tempo de assistir nem metade deles. Já pensou quanto desse valor mensal, no prazo de um ano, pode afetar o seu orçamento?

Considerando uma assinatura que saia a R$160 por mês, no período de um ano, terá sido gasto um total de R$1.920. Com a planilha, você consegue visualizar suas despesas e identificar de modo claro o que é realmente essencial para, assim, cortar gastos desnecessários.

Simplifica a vida

A planilha também ajuda a simplificar sua vida. Você começa a repensar alternativas mais sustentáveis para conduzir seu dia a dia e passa a enxergar o valor de cada coisa, além do preço em si. Vamos a um exemplo rápido?

Cada vez mais pessoas estão abrindo mão do carro próprio, pelas grandes despesas que isso envolve e também pela conveniência dos serviços de motorista de aplicativo. Ao listar tudo isso, é possível economizar uma boa quantia em dinheiro ao ano, afinal, carro demanda gastos com seguro, IPVA, revisão, sem falar nos custos com estacionamento e manutenção.

Até a se alimentar melhor a planilha pode ajudar. Um dos maiores gastos no orçamento é com comida. Comer fora ou pedir comida em casa nem sempre é barato e saudável. Ao pôr sua planilha em prática, você saberá exatamente o que gasta e, com isso, buscará meios de reduzir despesas ou cortar desperdícios.

Por exemplo, você começará a levar marmita para o trabalho em vez de usar o vale-refeição. Cozinhará aos fins de semana em vez de pedir comida no aplicativo. E sua alimentação se tornará automaticamente mais saudável ao fazer sua própria comida — sem falar que você pode pegar gosto em cozinhar e isso se tornar um novo hobby.

Tranquilidade

Dinheiro traz felicidade, mas também preocupações se não for administrado corretamente. Com a planilha, você não precisará se preocupar com dívidas e juros nem correr o risco de ver o mês ser maior que o dinheiro que tem disponível.

Quer mais uma tranquilidade? Só de saber que você está avançando com seus planos, por conseguir separar uma quantia todo mês, isso já faz a planilha valer muito a pena.

Percebe como a planilha de controle de gastos é uma tranquilidade que leva a muitas outras? Então, continue a leitura.

Facilidade de identificar problemas financeiros

Essa é uma das grandes vantagens de ter o hábito de controlar os gastos.

Com o uso correto da planilha, não tem surpresas e sufoco: você sempre saberá o que esperar do seu mês, mesmo que imprevistos aconteçam. Isso porque você consegue prever possíveis dificuldades e se preparar para lidar com cada uma delas.

Estamos falando do seu dinheiro, uma renda que você conquista pelo esforço do seu trabalho. Ele merece ser tratado bem, certo?

Além do mais, o momento atual pede cautela. Passamos por um período conturbado, com perspectivas não tão positivas a curto e a longo prazos. Economizar e se manter alerta sobre eventuais dificuldades são outros pontos nos quais a planilha de controle de gastos ajuda você.

Contribui para poupar dinheiro

Você já deve ter ouvido a expressão de que “dinheiro não aceita desaforo” — do jeito que vem, ele vai embora. Além disso, sabemos muito bem que é mais fácil gastar dinheiro do que ganhar.

Mas quando visualiza todas as suas despesas, passa a pensar duas vezes antes de investir seu dinheiro em qualquer coisa. Aí, o processo é natural: você acaba poupando mais, o que é de extrema importância.

A vida é cheia de imprevistos. Por isso, é tão vital ter uma reserva de emergência, com o mínimo de 6 meses das suas despesas mensais. Isso protege você e também permite que ajude algum familiar ou amigo que esteja passando por dificuldade.

Centralizar informações

A planilha de controle de gastos é como se fosse uma consultora online particular a quem você sempre poderá recorrer para tirar dúvidas e buscar orientações. Isso porque tudo o que diz respeito à sua vida financeira estará concentrado nela.

Se você tem cartão de crédito ou faz compras em crediário, ela não deixará você esquecer dos seus pagamentos e, assim, livrará você de multas e juros. Pintou a oportunidade de fazer um curso? Ela mostrará o quanto dá para investir nisso ou não.

Centralizar as informações em um só lugar organiza a sua vida e desocupa sua cabeça de preocupação, já que você precisa ficar tentando lembrar o que gastou ontem, qual fatura vai vencer amanhã e se deve ou não fazer aquela viagem.

Aqui, vale um adendo: há lojas que só permitem pagamento de compra parcelada no próprio local, não pela internet. Ou seja, para quitar seus débitos, você precisa se lembrar de ir à loja novamente, o que pode levar a fazer novas compras e a gastar mais dinheiro.

Independência financeira de verdade

Independência financeira vai muito além de não depender de ninguém para pagar suas contas. Uma pessoa que mora sozinha, por exemplo, pode até não depender dos pais, mas se tiver dívidas dependerá do cheque especial do banco, certo?

A planilha de controle de gastos é também uma ferramenta de autoconhecimento. A partir do momento em que começa a prestar atenção no que verdadeiramente investe o dinheiro e no que desperdiça, você passa a conhecer seus hábitos e anseios e a conquistar o tão desejado autocontrole financeiro — isso, sim, é libertador.

Exercitar o autocontrole é um bom hábito que vai refletir não apenas no âmbito financeiro como também em outros aspectos da sua vida. Inclusive, pode ajudar você no seu emprego, como a trabalhar em equipe de maneira eficiente, a se relacionar bem com colegas e superiores e também a produzir melhor.

O autocontrole é uma força que está relacionada às soft skills que toda empresa almeja em um colaborador. Essas habilidades são diferenciais competitivos que todo profissional que deseja avançar na carreira precisa desenvolver.

A planilha ajuda você a evoluir e a reconhecer seus pontos fortes e fracos no que diz respeito ao dinheiro. Mas você também pode aperfeiçoar esse processo de autoconhecimento por meio da análise SWOT pessoal.

Essa é uma metodologia que contribui para aumentar a produtividade no ambiente do trabalho e crescer na carreira. Para você ter uma ideia, a análise SWOT pessoal pode ser importante até mesmo para a hora em que você for fazer uma pós-graduação. Isso porque ela ajuda você a entender os cenários e a direcionar suas estratégias, a fim de ter uma chance maior de sucesso.

Com a planilha de controle de gastos, você conquista a independência financeira e começa a conquistar a si mesmo.

Riscos de não controlar sua vida financeira

Muita gente tem o costume de confiar o controle de gastos à memória. Mas se você chegou até aqui já sabe que dificilmente nos lembramos de compras pequenas e que, de chiclete em chiclete, é possível desperdiçar um bom dinheiro — sem falar que ficar recapitulando o que comprou ou deixou de comprar gera um desgaste emocional e tanto!

A falta de uma organização efetiva pode levar a erros de cálculos, a esquecimentos e ao famoso efeito bola de neve.

Com um erro de cálculo, você pode acabar se comprometendo com um mau investimento e, com isso, se endividar ou se desorganizar com outras despesas. O esquecimento pode fazer com que você pague um preço alto em juros e multas e entre no cheque especial — que de especial não tem nada!

Além de tudo isso, há um risco tão perigoso — e doloroso — quanto o de se endividar: a impossibilidade de planejar o futuro. O tempo passa rápido, e se concentrarmos a energia só em pagar dívidas e tampar buracos no cheque especial nossos objetivos de vida deixarão de ser prioridade, podendo até mesmo ser esquecidos.

De novo: o sucesso está relacionado à sua organização financeira. Por isso, a falta de planejamento pode ser fatal para as suas realizações profissional e pessoal. Vamos a um exemplo.

Imagine uma pessoa que quer aumentar a renda, mas não consegue uma promoção porque sabe que precisa, primeiro, investir em uma pós-graduação. No entanto, ela não consegue fazer uma pós porque tem dívidas e precisa pagar as contas antes de tudo. Olha aí o efeito bola de neve de que falamos. Um sufoco.

Passo a passo para criar sua planilha de controle de gastos

Agora vamos à parte prática. Existem numerosas ferramentas gratuitas para você criar sua planilha, e é possível desenvolver modelos com os mais diferentes objetivos — há desde planilhas mais simples, focadas nas despesas domésticas, até as mais avançadas, focadas no orçamento familiar.

Como o objetivo aqui é ajudar você a criar o hábito de controlar suas finanças, vamos ensinar um modelo mais simples para que você possa dar o primeiro passo e compreender a utilidade dessa ferramenta na sua administração financeira e na sua vida.

Embora o Excel seja a ferramenta clássica usada para esse fim, há outras que permitem o acesso às informações a partir de locais diferentes, como do seu celular. Opções como o Google Drive são bem interessantes porque apresentam recursos básicos do Excel e os dados são armazenados na nuvem.

Crie a tabela

Você tem uma conta no Google? Caso não tenha, não se preocupe. É só criar uma. Acesse www.gmail.com, clique em “Criar conta” e siga as instruções.

Feito isso, já com o seu e-mail aberto, clique no ícone que aparece no canto superior direito, ao lado da sua imagem de perfil. Então, clique em “Drive” e depois em “New” — caso seu Gmail esteja configurado em inglês — e, por fim, clique em “Google Sheets”. Pronto: sua folha de papel virtual foi criada.

Nomeie a primeira coluna como “Despesas” e as outras doze colunas com os meses do ano. Sua tabela deve ter um total de 13 colunas. A planilha será de gastos mensais porque a compreensão do que você gasta por mês é um bom jeito de começar a organizar as finanças.

Liste todas as suas despesas

Hora de listar suas despesas, tanto as fixas quanto as variáveis.

Insira o nome de cada despesa na primeira coluna. Comece pelos itens domésticos: Aluguel, Condomínio, Luz, Água, Telefone e Internet, por exemplo. Depois, inclua outras despesas fixas: Fatura do Cartão de Crédito, Parcela do Carro, Academia e Transporte Mensal. Por fim, insira as despesas variáveis, como gastos com bares e restaurantes — para essa categoria, você pode criar o nome Não Essenciais.

Importante: inclua nessa lista o item Poupança Mensal, mesmo que você ainda não guarde dinheiro. Adicione também o item Investimento, para alguma meta específica que deseja alcançar. Se você quer, por exemplo, fazer uma pós-graduação para poder crescer na empresa, pode nomear essa categoria como Pós-Graduação.

Mapeie suas despesas

Agora, preencha sua planilha com o total de gastos referente a cada despesa.

Para isso, tenha em mãos seu extrato bancário dos últimos três meses, além de recibos de compras. Isso ajuda a ter uma noção das despesas variáveis, já que muitas compras podem passar despercebidas ou ser esquecidas. Se você não tem o costume de guardar esses comprovantes, é importante começar a fazer.

Bom, com isso, já podemos ter uma ideia se você tem gastado mais do que ganha ou não, o que nos leva ao próximo passo.

Compare o que você gasta com o que você ganha

Chegou o momento de comparar os seus gastos totais com a sua renda mensal. Lembrando que você deve considerar a renda líquida, já com todos os impostos descontados. Nesse comparativo, há três possibilidades:

  • suas despesas ultrapassam o valor da sua renda mensal, fazendo com que você entre no cheque especial;
  • suas despesas estão dentro do valor que você ganha, mas no limite, ou seja, você não consegue guardar nada;
  • a diferença entre o que você gasta e o que ganha permite um respiro e a possibilidade de poupar algum dinheiro por mês.

Analise suas finanças

Uma vez feito o comparativo entre o que sai e o que entra por mês, você conseguirá identificar que rumo o seu orçamento tem tomado e que custos pode reduzir.

Com a planilha de controle de gastos, fica mais fácil visualizar qual despesa é essencial e qual é supérflua. Que gasto dá para cortar? O que não dá para cortar? Observe os meses em que sobrou mais dinheiro e reflita por que isso aconteceu.

Após fazer essa análise, você tomará mais consciência de onde está colocando sua renda, e é exatamente aí que a mudança começa a acontecer. Ao compreender como lida com o dinheiro, você será capaz de prever suas despesas e, mais que isso, poderá se planejar e realizar suas metas e seus objetivos, o que nos leva ao próximo tópico.

Lembre-se: quando você começa a organizar sua vida financeira, você automaticamente está se organizando para o sucesso.

Crie metas de gastos

Agora que você já sabe identificar o que é essencial e o que é supérfluo, crie metas de gastos. Mês a mês, desafie a si mesmo a conseguir se manter no azul e a guardar algum dinheiro. Você pode começar com uma meta pequena e, conforme se sentir mais confiante, aumentar essa meta.

Uma boa dica na hora de fazer qualquer compra é se perguntar: “Eu preciso mesmo disso?” e “Caso sim, eu realmente necessito comprar isso agora ou posso esperar?” Essas perguntas podem ajudar você a evitar gastos desnecessários e a tomar decisões mais acertadas.

Criando o hábito de fazer um balanço mensal das finanças

Uma má administração financeira pode levar anos para ser recuperada. Por isso, é tão importante começar agora. Mesmo que você não tenha dívida nenhuma, mesmo que suas contas estejam em ordem, mesmo que você nem tenha muitas despesas: o controle financeiro é muito mais sobre o seu futuro e a vida que quer construir do que apenas dívidas.

É como falamos e reiteramos: o planejamento pessoal é fundamental para você se sentir realizado como profissional e como pessoa. É algo essencial para o seu sucesso. Tenha isso em mente.

Crie a rotina de acessar todo dia sua planilha, de inserir suas despesas — desde um chocolate até algum investimento maior — e de sempre guardar os recibos. Você pode fazer semanalmente esse controle. Porém, tente fazê-lo diariamente no início, que é para construir o hábito. Uma vez que o hábito se consolidar, essa ação se tornará natural para você.

Outro ponto importante: a planilha ajuda a compreender o que é essencial e o que não é. E aqui vale lembrar: conhecimento é um dos melhores investimentos que você pode fazer. É o tipo de aplicação que rende na poupança da vida e nunca desvaloriza. É o único bem que ninguém pode tirar de você.

Portanto, se você tem pensado em se aperfeiçoar, fazer uma pós-graduação para dar uma guinada na carreira, não pense duas vezes: crie sua planilha de controle de gastos e comece hoje a fazer isso acontecer.

Se acha que não tem tempo, baixe o nosso guia de gestão de tempo e aprenda agora mesmo como ser mais produtivo no seu dia a dia. Como dizia o cantor e poeta Cazuza, o tempo não para. Quando nos damos conta, desperdiçamos não só dinheiro como também tempo de vida. Faça diferente!

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