“Como fazer uma boa gestão de equipes remotas e garantir que ela alcance bons resultados?” — essa é uma pergunta que diversos profissionais à frente de projetos e departamentos passaram a fazer com a crise de saúde provocada pela Covid-19.

Afinal, muitas empresas adotaram o regime remoto para os funcionários durante o auge da pandemia e pretendem seguir com esse modelo de trabalho até que haja uma solução eficaz para conter esse problema — mantendo, assim, os colaboradores em segurança.

Pensando nisso, trouxemos um artigo que vai mostrar a importância de uma liderança empresarial eficaz nesse momento conturbado em que vivemos, como trabalhar em equipe remotamente e de maneira produtiva e, de quebra, quais erros devem ser evitados ao longo do home office. Ou seja, bastante assunto! Por isso, acompanhe com atenção!

Qual é a importância da gestão de equipes remotas?

A gestão de equipes remotas vai muito além de garantir a realização das tarefas, o cumprimento de prazos e a entrega de serviços/produtos conforme as metas estipuladas. Tem a ver com manter os colegas de trabalho unidos e conectados positivamente em um momento de tantas incertezas e desafios.

É assegurar a correta adaptação de todos os colaboradores ao formato home office, principalmente daqueles que não têm os equipamentos e os recursos disponíveis no lar para cumprir as atividades sob responsabilidade deles. É incentivar o desenvolvimento profissional e o amadurecimento emocional de todos em meio a crises e à necessidade de reinvenção do mercado.

Como fazer a gestão de equipes remotas?

Agora que você já sabe por que a boa gestão de equipes remotas faz a diferença durante esse período de distanciamento social, é hora de conferir algumas dicas que vão ajudar você nessa tarefa. Elas serão bastante úteis para organizar o trabalho a distância, facilitar a comunicação do setor e promover a adaptação dos colaboradores ao home office. Confira!

Monte um plano de trabalho

Para começar, é essencial que você monte um plano de trabalho que vai guiar os funcionários enquanto eles atuam de casa. Esse material — que pode ser distribuído em circular, informe ou regulamento, sempre virtualmente — deve conter o novo formato da jornada laboral e a informação sobre a possibilidade de realizar atividades fora do horário comercial (quando for possível).

Ele também deve indicar os novos cronogramas para tarefas e projetos, a agenda de reuniões, os canais de comunicação com outros departamentos (como o RH e o financeiro), os dados para acesso ao servidor interno da companhia, as previsões orçamentárias do setor, as medidas de segurança para trabalho externo e por aí vai.

Descentralize a tomada de decisões

Uma segunda dica é descentralizar a tomada de decisões. Isso porque na rotina normal de trabalho de muitas empresas é comum que os profissionais que compõem a equipe respondam aos coordenadores e gestores de setor e esses, por sua vez, prestem contas à direção da organização — o que acaba concentrando as deliberações sobre as atividades diárias no topo da hierarquia.

Acontece que, no trabalho remoto, esse repasse de decisões não pode ser tão engessado, uma vez que a comunicação não é mais em tempo real e presencial com múltiplos funcionários. Do contrário, ele pode aumentar (e muito) o tempo de resposta entre áreas que devem trabalhar em conjunto, o prazo de entrega de tarefas e a quantidade de refações de programas e esboços de projetos.

O ideal é mostrar confiança na capacidade profissional dos colaboradores (auxiliares, assistentes e analistas), dando a eles mais autonomia para cumprir com funções e metas corriqueiras sem esse controle constante. Algo que, inclusive, ajuda a desafogar o trabalho de coordenadores e gestores que deverão correr atrás de adaptar o funcionamento do departamento no regime remoto.

Conte com boas ferramentas de trabalho

Ter boas ferramentas tecnológicas também faz a diferença na gestão de equipes remotas, otimizando, facilitando e potencializando o trabalho de todos. Afinal, há plataformas como o Google Meet, o Zoom e o BigBlueButton que são voltadas justamente para reuniões corporativas com muitos participantes. Algumas delas, inclusive, permitem o compartilhamento de arquivos e anotações e a gravação das videochamadas.

Já programas como o Trello, o Miro e o Evernote permitem a delegação de atividades, a realização de brainstorms, acompanhamento simultâneo de prazos de tarefas e refações, criação de fluxos de andamento de projetos etc.

Programe reuniões de acompanhamento com a equipe

Por fim, não deixe de programar reuniões de acompanhamento com a sua equipe, preferencialmente, semanais. Elas vão servir para uma série de propósitos. Por exemplo, para deixar alinhado quais serão as novas ferramentas de trabalho a serem usadas, repassar as novas diretrizes da empresa para o período de pandemia e informar sobre a retomada das atividades presenciais.

Além disso, esse é um momento para debater sobre os próximos trabalhos, discutir novas metas do setor, esclarecer possíveis questionamentos sobre mudanças e processos internos e receber o feedback dos colaboradores sobre como está sendo o home office e o que a organização pode fazer para contribuir e facilitar a adaptação a ele.

Quais são os erros que devem ser evitados?

Foras as dicas dadas há pouco, é importante mencionar alguns erros que devem ser evitados ao se fazer gestão de equipe remotas. Entre eles, está o de não separar uma verba para investir em ferramentas, programas e equipamentos tecnológicos que otimizem a comunicação e o trabalho remoto. Isso porque, embora alguns deles ofereçam funções gratuitas, a maior parte dos serviços é limitada a pacotes e assinaturas empresariais.

Outro erro frequente é a coordenação da equipe feita exclusivamente por meio de e-mails, o que torna mais fraca, fria e distante a conexão com os outros membros da equipe. Como os encontros presenciais não são possíveis por conta do risco que as aglomerações trazem para a saúde, vale a pena resgatá-los por meio de videoconferências nas quais podem haver conversas, interações e integração de todo o time.

Como mostrado, a gestão de equipes remotas pode, sim, ser desafiadora, ainda mais para quem não está acostumado ao formato de trabalho remoto. Contudo, nem por isso é algo impossível de se colocar em prática. O segredo para o sucesso está em agir de forma proativa, organizar as atividades futuras, contar com um bom suporte tecnológico e investir no profissionalismo e capacidade técnica de cada colaborador.

Gostou das dicas? Então não deixe de conferir as nossas sugestões para um home office mais agradável e produtivo!

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