Quem ocupa um cargo de gestão dentro de uma empresa — seja de pessoas, projetos ou departamentos —, sabe que uma das atividades mais complexas da liderança corporativa é o feedback.

Essa atividade parece simples, mas na verdade é uma ação muito importante no ambiente laboral, contribuindo diretamente para a qualidade das relações interpessoais, do trabalho realizado pelos colaboradores, da produtividade do setor e dos indicadores de performance de toda a empresa.

Portanto, saber dar um feedback aos seus funcionários com planejamento, controle da situação e, de quebra, empatia, é essencial. Pensando nisso, listamos 9 técnicas que vão ajudar a potencializar esse processo e contribuir para torná-lo parte da cultura organizacional de sua companhia. Confira!

1. Prepare-se antes da conversa

Para começar, é importante que você, enquanto idealizador do feedback, se prepare antes de conversar com os colaboradores. Isso significa organizar o local em que essas reuniões serão feitas (assim como os recursos que serão utilizados) e planejar os dias, os horários, a ordem dos encontros e os assuntos a serem debatidos com cada indivíduo. Não é uma tarefa simples, mas isso contribui bastante para o sucesso dessa missão.

2. Estabeleça o feedback como uma reunião a dois

Uma segunda técnica para melhorar o seu feedback é estabelecer que ele ocorrerá sempre em uma reunião a dois: você e o funcionário. Há dois motivos para isso. O primeiro é que essa escolha evita aglomerações, desorganização, dificuldades de comunicação, alterações nos ânimos, mau uso do tempo e demais problemas que podem ocorrer quando muitas pessoas são colocadas em uma mesma sala para receber possíveis críticas.

A segunda razão é que permite que esse retorno sobre o trabalho dos funcionários seja algo mais individual e personalizado, considerando, de fato, as particularidades de cada indivíduo. Com isso, você evita exposições desnecessárias daqueles que estão com mau desempenho ou enfrentando situações delicadas na vida pessoal, o que pode estar afetando a performance deles.

3. Crie um clima de segurança

Ao entrar na sala de reunião com o colaborador, reforce que a conversa que vocês terão é particular, diz respeito exclusivamente a ele e não será compartilhada com nenhum outro colega dele. Isso ajuda a criar um clima de segurança em que não só o profissional se sente mais confortável para ouvir críticas e sugestões, mas para indicar coisas que, na visão dele, podem ser aperfeiçoadas para melhorar a organização.

4. Seja positivo

Sempre seja positivo nas palavras e na forma de expressar as suas sugestões para os funcionários, mostrando que, por mais que eles precisem mudar determinadas posturas, isso não é impossível ou uma tarefa árdua. Ao contrário, basta empenho e esforço para que eles superem as adversidades e se tornem funcionários modelos dentro da empresa.

5. Quebre o gelo

Antes de começar a pontuar os assuntos que você tem para falar com cada colaborador, tente quebrar o gelo com amenidades (como os eventos da empresa, as futuras confraternizações do setor ou as novidades que serão implementadas internamente na empresa).

Isso ajuda a facilitar a conversa e, principalmente, a tranquilizar as pessoas mais nervosas e receosas com o feedback, em especial as que não têm muito costume com essa cultura e o que ela representa.

6. Não faça críticas pessoais

É importante lembrar que, sim, o feedback é um momento para apresentar críticas ao outro. No entanto, elas devem sempre ser construtivas e focadas no âmbito profissional.

Isso porque o funcionário na sua frente não está ali para ser julgado enquanto pessoa e pelas características íntimas que possui (como personalidade, preferências e filosofias de vida, por exemplo), mas pelo tipo de trabalho que desempenha e se ele atende às expectativas da companhia.

Portanto, nunca faça ou envolva julgamentos pessoais durante a reunião, pois isso, certamente, vai comprometer a qualidade da conversa, deixar o colaborador na defensiva e, muitas vezes, passar uma mensagem equivocada sobre o que a empresa busca dos profissionais que atuam nela.

7. Aponte primeiro os pontos favoráveis

Ao iniciar a conversa, procure destacar primeiro os pontos favoráveis e positivos da conduta do funcionário para, em seguida, passar aos que precisam de melhoria ou mudança completa.

Por exemplo: fulano é assíduo, proativo, integrado aos colegas e sabe trabalhar em equipe. Porém, ainda não cumpre 100% os prazos estabelecidos para as tarefas.

Essa atitude simples tem um grande peso nesse momento, pois mostra aos membros do setor que eles realmente são avaliados de forma justa, não sendo vistos apenas pelos erros que cometem ou que o feedback serve apenas para que eles recebam críticas negativas por parte dos superiores.

8. Seja claro e preciso

Além do que já foi dito, é importante que você seja claro e preciso no seu feedback. Na prática, isso significa evitar formalidades excessivas, palavras muito rebuscadas, expressões estrangeiras ou termos técnicos. Adapte a sua linguagem à pessoa com quem você vai se reunir, nunca o contrário.

Isso é essencial para que a mensagem seja realmente absorvida pelo funcionário e ele consiga fazer uma autorreflexão sobre a conduta profissional que teve e o que pode ser feito para ser mais eficiente, produtivo e engajado com o trabalho.

9. Esteja preparado também para ouvir

Por fim, é importante que você esteja preparado para também ouvir o que o outro lado tem a dizer. Afinal, o feedback é um diálogo, e como tal você fala, mas também escuta. Do contrário, seria um monólogo, não é verdade? Portanto, nunca esqueça disso!

Fique ciente de que o colaborador pode apontar características da sua liderança com as quais não se adaptou por serem muito rigorosas, que considera ineficazes para estimular a equipe ou que não são adequadas para o bom relacionamento interpessoal, por exemplo. Portanto, cabe a você assimilar essas críticas e reavaliar posteriormente a sua postura, pois todos estão sujeitos a falhas, independentemente da posição hierárquica que ocupam. 

Como foi dito, o feedback tem um papel crucial no ambiente de trabalho, podendo ajudar e potencializar desde as relações profissionais até a forma como as atividades corporativas são desenvolvidas. Por isso, vale (e muito) a pena colocar as técnicas citadas em prática para tornar essa tarefa mais eficiente, objetiva, acessível a todos e, em especial, humanizada.

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