As soluções tecnológicas estão cada vez mais presentes na nossa rotina, seja nos estudos, seja no trabalho e também nas atividades pessoais. Uma delas é a possibilidade de fazer reuniões remotas, ou seja, reunir-se virtualmente com pessoas que estão distantes — o que é uma prática muito comum em startups, por exemplo.

Uma das suas maiores vantagens é a praticidade de unir um grupo sem precisar que cada integrante se desloque, gastando tempo e outros recursos para isso. Além do mais, muitas vezes é bem mais fácil e ágil fazer uma reunião do que ficar trocando vários e-mails ou outros tipos de mensagens, concorda?

No entanto, há sempre o risco de que essas ocasiões se tornem improdutivas. Vamos descobrir como evitar que isso aconteça? Veja a seguir nossas dicas para deixar suas reuniões online mais eficientes.

1. Envie o link de conexão com antecedência

Antes de qualquer coisa, é muito importante que todos os participantes saibam qual será a ferramenta utilizada para fazer a reunião virtual. Isso pode ser decidido pelo gestor ou por qualquer outra pessoa, mas é essencial que seja comunicado a todos — assim como a data e o horário marcados.

Um jeito prático de fazer isso é enviando o link de conexão com antecedência por e-mail ou outro meio de comunicação. Deixar essa tarefa para a última hora pode atrasar o encontro e causar complicações. Aliás, se possível, explique todo o processo para aqueles que não estão familiarizados com esse tipo de evento. Informe como funciona a ferramenta e o que é necessário fazer para estar online na hora certa.

2. Crie uma pauta para a reunião

Uma reunião sem pauta é como um convite para a dispersão. Quando os assuntos são definidos, é possível montar um roteiro para tentar manter o foco pelo menos na maior parte do tempo. Assim, quando as conversas se perderem, basta voltar ao planejamento das pautas.

O responsável por essa etapa tem uma tarefa simples, que é criar uma agenda que inclua todos os temas que devem ser discutidos e resolvidos durante a sessão. Uma sugestão para aumentar a produtividade é estabelecer intervalos para cada um dos tópicos. Por exemplo, proponha que a cada vinte minutos os objetos de discussão sejam trocados.

É claro que um pouco de flexibilidade é necessário, já que a previsão nem sempre é exata e alguns conteúdos podem ter uma duração maior ou menor do que o imaginado. De qualquer forma, montar uma agenda detalhada serve como referência para acompanhar o progresso da reunião.

Outro truque que tende a contribuir com a eficiência é enviar a pauta para os participantes o quanto antes. Isso permite que eles não sejam pegos de surpresa e cheguem mais preparados para a ocasião, o que vai promover agilidade.

3. Abra espaço para todos os integrantes falarem

Outro ponto importante para o sucesso de uma reunião remota é conseguir que todos participem ativamente. Com uma boa conexão de internet não há razões para que isso não aconteça, certo? Contudo, na prática não acontece bem assim.

Quem já está mais acostumado a fazer videochamadas tende a falar mais, expor suas opiniões e debater propostas. Por outro lado, outras pessoas podem apenas assistir ao que está acontecendo sem participar ativamente, como é o caso dos mais tímidos e introvertidos.

Para evitar que isso seja um problema, defina como regra que a participação de todos é fundamental e não encerre a conversa sem que cada um dos integrantes tenha tido espaço para fazer seus comentários. Pense na ideia de estipular uma ordem de fala, fugindo da confusão que pode ocorrer se todos resolverem discursar no mesmo momento.

4. Defina um redator para envio da ata pós-reunião

Registrar tudo o que foi discutido e decidido durante o encontro é um hábito muito útil para ter as informações documentadas. Assim como no modelo presencial, o grupo deve decidir quem será o responsável pela ata e essa pessoa ficará encarregada de descrever o que aconteceu na reunião.

Basta resumir as principais informações, sem deixar de lado nenhum detalhe relevante. Depois, o redator pode enviar o documento para todos os participantes ou apenas para o gestor, conforme combinado com a equipe. O que mais importa é que todos os dados sejam registrados e arquivados.

5. Escolha um mediador

Mediar é atuar como um intermediário. Nesse contexto, podemos entender o papel do mediador como aquele que estimula a participação de todos, busca consenso entre as partes, lembra da importância de seguir as regras, entre outras atitudes que favoreçam um resultado positivo.

Então, vale a pena escolher uma pessoa para assumir essa função, principalmente tendo em vista o objetivo de ser mais eficiente ao trabalhar em equipe. O mediador vai ajudar a facilitar a comunicação, afastar os conflitos e conduzir a reunião como um todo.

6. Utilize os recursos multimídia

Mais um truque para impulsionar a produtividade é utilizar toda a multimídia que estiver ao alcance dos participantes. Por exemplo, uma reunião pode dar certo apenas com o áudio ligado? Com certeza, mas não há dúvidas de que ter o vídeo ativo contribui para aproximar as pessoas, criar um ambiente favorável (ainda que seja virtualmente), possibilitar o compartilhamento de telas etc.

Logo, o ideal é explorar os recursos disponíveis para que a distância seja sentida em menor grau. Atualmente, com um smartphone é possível fazer tudo isso com qualidade. Mais uma vez, é importante tentar auxiliar aqueles que não têm tanta familiaridade com o ambiente digital.

7. Escolha uma boa ferramenta

Por fim, lembre-se que reuniões produtivas dependem de um grande aliado: uma ferramenta que funcione muito bem. De nada adianta ter um time preparado se a tecnologia não viabilizar o fluxo da conversa.

Nesse caso, os entendidos sobre esse universo tecnológico podem pesquisar qual é a plataforma mais indicada para atender a necessidade existente. Fatores como uma interface amigável, estabilidade e diversidade de recursos devem ser analisados. Alguns exemplos que acumulam boas avaliações são o Skype, Google Meets e o Zoom.

Seguindo essas recomendações, as suas reuniões remotas serão muito mais produtivas. Até quem não tem o costume de aproveitar essa alternativa vai se encantar com a comodidade de resolver várias pendências pela internet, enquanto os encontros presenciais podem ser reduzidos para otimizar o tempo da equipe.

Gostou do conteúdo do post? Aproveite para compartilhar nas suas redes sociais e divulgar todas as dicas para os seus amigos.

Powered by Rock Convert
Facebook Comments