Você provavelmente já deve ter parado para refletir em sua rotina que seria incrível se o dia tivesse mais de 24 horas, certo? Assim, poderia realizar todas as tarefas pendentes e ainda encontrar um período livre para si em meio a elas. Entretanto, já que não é tão fácil mudar as convenções cronológicas, uma ajuda de ferramentas de gestão de tempo já pode ser suficiente para você se organizar.

Seja no trabalho, nos estudos, na prática de exercícios físicos ou nas atividades mais corriqueiras do dia a dia, ter o tempo bem dividido faz com que ele, de fato, renda.

Já que hoje há uma grande oferta de tecnologias e métodos voltados à produtividade e à otimização, que tal conhecer mais sobre alguns deles a seguir e implementá-los em sua vida? Acompanhe o artigo!

1. Todoist

Às vezes, é tanta coisa que se passa pela cabeça que fica difícil controlar todo o fluxo de atividades e obrigações a cumprir, certo? Se você é daqueles que já toma café da manhã preocupado com o que terá de resolver até o final do dia, uma boa ideia é fazer uso do Todoist.

Disponível para smartphones com sistemas operacionais Android e iOS, esse app permite que você compile listas de tarefas a resolver: em texto, imagem, áudio ou qualquer outro formato que preferir.

Integrado a outras ferramentas como Drive, Dropbox e Amazon Alexa, ele facilita na hora de revisar tudo que há para fazer ao longo da semana. Para melhorar, o aplicativo é gratuito!

2. Wunderlist

Está se planejando para algo grande na vida? Ou tem algum pequeno projeto ao qual não tem conseguido se dedicar por falta de organização? Outra excelente dica entre as ferramentas de gestão de tempo é o Wunderlist.

Aplicável a projetos pessoais, como gerenciamento da rotina ou planejamento de viagens, e profissionais, tais quais o trabalho com um novo cliente, ele possibilita a criação de lembretes e viabiliza compartilhamento e colaboração de tarefas, adição de comentários e muito mais!

Gratuito, pode ser usado em iPhone, iPad, Android, Windows, Mac e na própria internet.

3. Método GTD

Aqui, não se fala de um aplicativo, mas sim de uma metodologia que tem todo potencial para ajudar você a colocar a vida em ordem.

Criada por David Allen, a sigla quer dizer “Getting Things Done”, algo como “deixar as coisas feitas”, em português. Assim, ao reduzir sensações como ansiedade e estresse, o método GTD consiste em:

  • coletar: anotações de todas as atividades pendentes e projetos aos quais deseja se dedicar;
  • processar: definir quais são as tarefas prioritárias e agilizar a resolução daquelas que podem ser feitas em até dois minutos;
  • organizar: estabelecer listas que segmentem cada atividade de acordo com o âmbito a que pertencem, por exemplo, listas de trabalho e de estudos;
  • revisar: avaliar, aproximadamente uma vez por semana, se as prioridades e necessidades de resolução das tarefas se mantêm as mesmas;
  • fazer: colocar em prática tudo que foi adicionado à sua agenda e devidamente organizado.

Embora seja uma metodologia, também dá para contar com o auxílio de aplicativos para o GTD — desde um simples bloco de notas no computador ou em seu celular. Inclusive, pode ser utilizado com outras ferramentas de gestão de tempo que listamos neste artigo.

4. Hubstaff

Se você estiver à procura de uma ferramenta para otimizar o tempo de sua equipe no ambiente de trabalho, uma ótima dica é o aplicativo Hubstaff.

Voltado ao controle de horas investidas em cada tarefa do time, ele cria relatórios de produtividade, faz monitoramento GPS de cada colaborador e permite a programação de tarefas e o compartilhamento em tempo real de planilhas, visíveis de quaisquer dispositivos.

Com uma versão de teste gratuita de 14 dias, o Hubstaff agrega funcionalidades a depender do plano contratado pela empresa, o que pode compensar bastante, especialmente para negócios de médio e grande porte.

5. RescueTime

A sensação de precisar de mais tempo não abandona você? Então, está na hora de apostar na utilização de aplicativos como o RescueTime. Com relatórios detalhados de sua navegação, tanto em smartphones quanto em computadores, ele revela a verdade sobre o tempo que você gasta em cada site ou app.

Sabe aquelas horas que parecem minutinhos no Instagram, no Facebook ou em outra rede social? O app é um ótimo aliado para avaliá-las criticamente e conseguir controlar melhor esse tempo a fim de distribuí-lo para atividades mais úteis e urgentes — como o término de um trabalho da pós-graduação.

Para auxiliar, o RescueTime permite que algumas das opções sejam bloqueadas enquanto você efetivamente trabalha. Ótimo, não?

6. Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro já é conhecida por muitas pessoas entre as ferramentas de gestão de tempo, porém é sempre bom citá-la. Afinal, o sucesso ao implementá-la é tão grande que cada vez mais apps fazem uso de sua prerrogativa para dar suporte a quem tem tido dificuldade para gerenciar suas horas do dia.

No método, a ideia é dividir os fluxos de execução do trabalho em pequenos blocos nos quais a concentração deve ser total. Para tanto, recomenda-se a utilização de cronômetro a fim de se dedicar plenamente durante 25 minutos, o chamado período Pomodoro. Após ele, pode ser feita uma pausa de 5 minutos.

Ao final de 4 ciclos, a recomendação é que seja realizado um intervalo maior, de 15 a 30 minutos. Dessa forma, fica mais fácil prestar atenção e se dedicar sem sofrimento àquela atividade que você já não consegue concluir há dias.

7. Google Keep

Com o excesso de informações às quais hoje todos têm acesso, é normal sentir uma fadiga ou mesmo ter a impressão de que não será possível dar conta de tudo. Entretanto, com o auxílio de apps como o Google Keep, dá para poupar um pouquinho de tempo.

Semelhante a outros aplicativos apresentados nesta lista, sua ideia é compilar informações e quaisquer dados necessários à realização de atividades da rotina. Assim, torna-se possível descarregar um pouco do que permanece na mente e manter a calma diante de um dia a dia conturbado.

Para facilitar a vida dos usuários, o Keep também faz integração com Google Drive e Docs, seja por smartphone ou computador pessoal, em um layout que remete a post-its.

8. 5W2H

Entender e planejar as atividades é essencial para obter sucesso. Essa é a intenção principal dessa metodologia. Com uma sigla que, a princípio, parece estranha, a técnica auxilia na gestão das tarefas e na compreensão de sua importância. Ela tem base nas seguintes diretrizes:

  • o que será feito (what);
  • por qual motivo (why);
  • em que lugar (where);
  • quando (when);
  • por quem será realizado (who);
  • como será feito (how);
  • quanto será o custo (how much).

Percebeu que, das propostas, 5 delas começam com a letra W, em inglês, e 2 com H? Daí que vem a sigla 5W2H! Dessa forma, nem parece tão complicada, não é mesmo? Para responder a essas perguntas, é preciso pensar bastante e, é claro, registrar as respostas em uma planilha — de preferência online, para que você tenha acesso sempre que precisar.

9. MeisterTask

Já ouviu falar em mapa mental? Essa técnica consiste em elencar uma palavra-chave importante (por exemplo, “estudar tal matéria” ou “projeto X”) e, a partir dela, criar ramificações. Então, você pode inserir quais as metas ou referências estão relacionadas a esses termos. No fim das contas, tem-se um fluxo completo de atividades.

Além disso, o app permite selecionar as atividades duplicadas, relacionadas ou bloqueadas, recebendo uma notificação quando elas forem concluídas. Se você precisa compartilhar informações e/ou tarefas com colegas de trabalho ou da faculdade, essa ferramenta é ideal, pois possibilita uma comunicação eficiente no ambiente online.

Para acessar o MeisterTask, você pode utilizar o desktop do computador ou aplicativos para Android ou iOS. Com a versão gratuita, dá para aproveitar as melhores funcionalidades sem problemas. Mas, se quiser ir além e receber relatórios completos sobre suas atividades, é só contratar o plano, que tem um valor bastante acessível.

10. Trello

Assim como o MeisterTask, o Trello utiliza o modelo de kanban para organizar as tarefas — sejam elas relacionadas a trabalho, sejam referentes aos estudos. Dá para criar cards (ou cartões) e movimentá-los entre as colunas, que podem mostrar as atividades a serem feitas, as que estão em andamento e as que foram concluídas.

Para agilizar seu tempo e favorecer sua produtividade, a ferramenta ainda permite inserir imagens e documentos nos cartões. Então, se precisar consultá-los no futuro, com poucos cliques você já o encontra no Trello. Se quiser compartilhar o projeto com outras pessoas, existe essa possibilidade.

O serviço pode ser utilizado no navegador do computador, mas também está disponível para download em versões para desktop, Android e iOS. Com essa praticidade, você pode abrir os cartões do dispositivo se achar mais adequado para a sua rotina.

11. Matriz GUT

Você pode estar se perguntando: “mais uma metodologia com nome estranho?”. Mas quando descobrir a funcionalidade da Matriz GUT, vai perceber o quanto ela é essencial em diversos setores da vida — principalmente para quem se sente tão perdido diante de tantos afazeres que não consegue tomar decisões com tranquilidade.

Essa ferramenta consiste na criação de uma tabela de prioridades, que também pode ser feita à mão ou em um dos recursos de planilha online. Nesse exercício, você deve analisar gravidade, urgência e tendência (daí a sigla GUT) das atividades, colocando um peso de 1 a 5 — sendo 1 menos grave e 5 mais preocupante nesses termos.

Embora seja difícil, diante do excesso de dados e estímulos com que cada pessoa se depara diariamente, é possível usar ferramentas de gestão de tempo para melhorar sua rotina. Com a dedicação e a correspondência necessárias daquilo de que necessita, você vai encontrar uns minutinhos a mais em seu dia para fazer o que precisa e, claro, o que gosta!

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