Gestão do tempo e produtividade: 10 formas de conseguir na prática

Com tantos compromissos, obrigações e atividades, tornou-se comum ouvir muitos profissionais se queixarem de que não importa o quão longa é a jornada laboral, dificilmente a demanda de afazeres consegue ser atendida 100%. Justamente por isso, muitos se perguntam como ter gestão do tempo e produtividade realmente eficientes, isto é, que de fato os ajude a alcançar maior rendimento e a melhorar a performance no trabalho.

Pensando nisso, preparamos um post que aborda a relevância desse assunto, o quanto ele impacta o crescimento da sua carreira e como encontrar o equilíbrio necessário. Para completar, reunimos dicas para aumentar sua produção e sugestões de ferramentas de organização e planejamento de tarefas. Acompanhe as próximas linhas!

O que é a gestão do tempo?

A gestão do tempo nada mais é do que saber utilizá-lo de forma consciente para:

• aumentar o próprio rendimento — tornando-o mais consistente e promissor;

• otimizar a realização de tarefas;

• reduzir os níveis de estresse e ansiedade que são gerados por atrasos, atividades deixadas para a última hora, refações etc.

No fim das contas, trata-se de aprender a ter mais controle sobre a rotina pessoal e profissional, a (re)conhecer quais são suas prioridades e, de quebra, a estar preparado para enfrentar não só desafios, mas também o inesperado.

Como a gestão do tempo afeta a produtividade?

O tempo é o principal e mais importante recurso do qual dispomos diariamente para realizar nossas atividades. No entanto, quando você não o gerencia da forma correta ou o desperdiça com frivolidades ao longo do dia, torna-se quase impossível ter disciplina, pontualidade e eficiência em seus afazeres.

Como resultado, você se torna uma pessoa menos responsável, incapaz de se comprometer com algo e, o principal, com baixa produtividade. Tudo isso é capaz de arranhar sua imagem no ambiente corporativo e, ainda, de colocar em xeque sua credibilidade, sua competência e seu engajamento com a empresa, comprometendo seu sucesso profissional.

Como aliar gestão do tempo e produtividade?

Para alcançar gestão do tempo e produtividade de maneira conjunta é preciso um exercício de autoconhecimento, ou seja, torna-se pertinente compreender quais são suas características positivas e, principalmente, suas limitações.

Muitas pessoas, por exemplo, têm um período do dia no qual estão muito mais ativas e, consequentemente, produzem em maior quantidade por questões orgânicas — o chamado relógio biológico. Se esse é o seu caso, é uma ótima ideia aproveitar esse momento e usá-lo ao seu favor.

Além disso, é importante compreender e identificar como está a sua capacitação para o trabalho que realiza, o nível de facilidade com o qual você se distrai e com quais tarefas tem mais afinidade e precisa de menos minutos/horas para realizá-las.

Por último, é crucial saber se planejar e organizar seus afazeres a fim de administrar adequadamente o tempo e encontrar o equilíbrio desejado.

Quais são as principais dicas para ter mais produtividade no trabalho?

Até aqui, você viu como a gestão do tempo pode impactar positiva ou negativamente a sua produtividade. Porém, você deve estar se questionando sobre como evitar a procrastinação, tornar seu ritmo de trabalho mais eficiente e, com isso, ser um profissional mais produtivo e diligente, não é mesmo?

Pois não se preocupe! Na sequência, reunimos 10 dicas para colocar em prática no local em que você atua que vão ajudá-lo a atingir esse objetivo. Confira!

1. Organize sua estação de trabalho

Para começar, organize sua estação de trabalho. Afinal, um local desordenado não estimula somente a procrastinação, também dificulta a realização das suas funções e ainda causa má impressão nos seus colegas e supervisores. Portanto, acabe com isso!

Utilize pastas para armazenar documentos e ofícios, coloque o material de papelaria nas gavetas, use caixas organizadoras para correspondências e descarte arquivos que não usa mais. Essas são medidas simples e que têm custos baixíssimos, mas que são capazes de causar uma grande mudança na sua mesa e, inclusive, até de inspirar seus colegas.

2. Ponha fim às distrações ao seu redor (e sobre sua mesa)

Organizou sua estação de trabalho? Ótimo. O próximo passo é eliminar toda e qualquer distração, esteja ela na sua frente (sobre a mesa), esteja ela ao seu redor. Alguns exemplos são fones de ouvido, celular conectado à internet, xícaras e copos coloridos, mural de post-its, action figures, souvenirs de viagem, esculturas, doces e pastilhas etc.

Por mais triviais e inocentes que pareçam, todas essas coisas são capazes de dispersar sua atenção por longos minutos justamente no momento em que você mais precisa estar concentrado e dando o máximo de si. O resultado, é claro, não poderia ser outro: você acaba procrastinando e atrasando todos os seus deveres.

3. Crie uma checklist diária de prioridades

Mal você chega no trabalho e já se depara com diversas atividades para realizar, o que faz com que você se sinta perdido e sem saber por onde começar? Então, nossa terceira dica será bastante útil: crie uma checklist diária de prioridades. Nela, você colocará todas as suas obrigações em ordem de importância de acordo com o nível de dificuldade e/ou os prazos de entrega delas.

Assim, será possível organizar sua rotina laboral e evitar problemas com o cumprimento de deadlines e com o velho hábito de primeiramente fazer apenas as coisas mais simples, curtas e fáceis e postergar o resto.

4. Faça uma tarefa por vez

Por mais que você queira otimizar o tempo e adiantar suas tarefas, não caia no erro de tentar realizar duas ou mais ao mesmo tempo. Tenha em mente que, ao fazer isso, sua atenção fica dividida e seu desempenho, em vez de melhorar, só regride (e muito!).

Em outras palavras, você não consegue se concentrar o suficiente em nenhuma das atividades, sua linha de raciocínio é constantemente quebrada e os famosos “brancos” ocorrem com mais frequência, atrapalhando ainda mais o seu ritmo de trabalho.

Daí não é difícil imaginar que o resultado final, mesmo com todo o esforço empregado, ficará aquém do desejado, comprometendo sua estabilidade no cargo em que ocupa e seu plano de carreira dentro da empresa.

5. Divida a responsabilidade com sua equipe

Já ouviu aquele ditado que diz “não queira abraçar o mundo com as pernas”? Pois bem, a partir de hoje, ele deve fazer parte da sua rotina. Afinal, por mais que você queira mostrar proatividade, autonomia e dedicação à companhia, nunca é uma boa ideia assumir sozinho a responsabilidade por diferentes tarefas.

Com esse costume, você se sobrecarrega de obrigações, trabalha em dobro e, para completar, corre mais riscos de críticas e penalizações caso algo dê errado sob a sua supervisão. Por isso, aprenda a trabalhar em equipe, dividindo compromissos e funções com seus colegas. Essa dica, inclusive, é uma ótima tática para se integrar melhor ao setor e gerar empatia com os demais.

6. Defina um horário do dia para ler e responder e-mails

A sexta dica é bem simples: evite o hábito de checar seu e-mail a cada cinco minutos para ver se há algo novo. Sem querer, você o transforma em uma distração e acaba gastando um tempo precioso que poderia ser mais bem utilizado para outras atividades. Portanto, o ideal é conferi-lo em horários predeterminados para ler e responder as novas mensagens. Por exemplo:

• às 8h, antes de começar o dia de trabalho;

• às 13h, após voltar do horário de almoço;

• às 18h, antes de encerrar o expediente.

7. Use dois monitores para agilizar suas atividades

Se você trabalha o dia inteiro escrevendo, preenchendo planilhas, manipulando imagens e vídeos ou mexendo com gráficos e interfaces de softwares, considere utilizar não apenas um monitor no trabalho, mas sim dois. O motivo disso é que eles melhoram o aproveitamento de tempo durante a realização de tarefas.

Afinal de contas, você consegue rodar dois ou mais programas ao mesmo tempo sem que seja preciso ficar alternando entre as abas deles e ainda pode usar uma tela para consulta de informações (pautas, arquivos, documentos virtuais etc.), enquanto a segunda executa algo diferente (como acesso à internet ou edição de textos).

8. Utilize a técnica Pomodoro

Além das dicas que já apresentamos, utilize a técnica Pomodoro para aumentar sua concentração. Ela é bem simples e fácil de colocar em prática. Tudo o que você precisa é definir quatro ciclos de 20 ou 25 minutos em que se dedicará exclusivamente a uma atividade sem parar para nada.

A cada vez que você completar um ciclo, pode fazer uma pausa de cinco minutos para comer algo, matar a sede ou ir ao banheiro, por exemplo. Ao concluir todos eles, você faz uma pausa maior que durará 20 ou 25 minutos. Nesse momento, pode fazer qualquer coisa que o distraia e o ajude a descansar. Veja, abaixo, como deve ser esse esquema:

• 1º ciclo — 20/25 minutos;

• pausa nº 1 — 5 minutos;

• 2º ciclo — 20/25 minutos;

• pausa nº 2 — 5 minutos;

• 3º ciclo — 20/25 minutos;

• pausa nº 3 — 5 minutos;

• 4º ciclo — 20/25 minutos;

• pausa nº 4 — 20/25 minutos.

Essa é uma tática existente desde os anos 80 e que tem forte adesão em todo o mundo porque permite que o cérebro seja trabalhado como um músculo por meio de períodos intercalados de foco absoluto e relaxamento. Assim, os neurônios atingem picos de funcionamento, mas não são usados até a exaustão — o que costuma causar fadiga mental, preguiça, dor de cabeça etc.

Não é à toa que ela é bastante usada por universitários, como os estudantes do curso de Administração, ao estudarem para provas, concursos, TCC e muito mais.

9. Adote o método GTD

Além da técnica Pomodoro, há o método Getting Things Done (ou GTD, como é popularmente chamado). Ele consiste em cinco etapas que devem ser adotadas na sua rotina para que você reduza o estresse e a ansiedade, além de se tornar mais produtivo, organizado e resiliente. Confira abaixo quais são elas:

• captura — na primeira delas, você lista todas as suas obrigações e afazeres para garantir que não está esquecendo de nada;

• processamento — em seguida, é hora de analisar cada uma dessas tarefas e identificar quais requerem atenção imediata e quais dizem respeito ao futuro — podendo ser adiadas para que você não sofra por antecedência;

• organização — na terceira etapa, você organiza as atividades conforme projetos, métricas estabelecidas, fornecedores ou prazos de entrega que elas compartilham — colocando-as em ordem como se fosse um briefing;

• revisão — nessa fase, você revê o que foi processado e organizado para assegurar que nenhum dado foi deixado de fora e atualizar as informações necessárias, especialmente daquelas tarefas que envolvem finanças;

• ação — por fim, é hora de colocar a mão na massa e cumprir com cada um dos afazeres definidos, garantindo que não haja distrações por perto e, ao seu redor, esteja apenas o material que será usado na realização deles.

10. Saiba dizer “não” quando for preciso

Por fim, por mais difícil que seja, saiba dizer “não” quando for preciso. Isso porque muitos profissionais ficam receosos de se negar a cumprir determinadas tarefas por medo da reação do chefe e de como isso pode impactar no futuro deles dentro da organização.

No entanto, muito pior é você assumir determinada função mesmo sabendo que desconhece o que vai fazer, que não dá conta ou nem mesmo vai entregar um resultado satisfatório (ou no tempo determinado). Assim sendo, quando situações desse tipo ocorrerem, não tenha medo de se impor, ser franco e negociar com seu supervisor.

Certamente, ele vai entender o seu lado e apreciar a sua honestidade, pois bons gestores sabem que colaboradores que acumulam tarefas que não são da alçada deles sofrem com baixa produtividade, e isso, consequentemente, afeta o desempenho e os bons resultados do setor.

Quais são as principais ferramentas para gestão do tempo e produtividade?

Para encerrar nosso post, reunimos algumas sugestões de ferramentas digitais que podem ser usadas tanto no computador quanto no seu smartphone para ajudá-lo a colocar sua gestão do tempo e produtividade em prática.

Fique atento a todas elas e veja como cada uma pode contribuir para aumentar seu rendimento, sua autodisciplina e sua organização no trabalho.

Trello

A primeira delas é o Trello, uma plataforma na qual você desenvolve fluxos de trabalho, planeja tarefas, cria lembretes de prazos a vencer etc. Além disso, ele oferece conexão com o Google Drive, o que facilita a integração e o acesso aos seus arquivos virtuais ao produzir para diferentes projetos.

Contudo, o grande diferencial dele é a possibilidade de montar checklists de atividades pendentes que podem ser acessadas tanto pelo computador quanto pelo smartphone.

Com isso, você otimiza o acompanhamento dos seus afazeres diários e pode compartilhar seu rendimento individual com colegas ou supervisores, uma vez que o Trello permite que outras pessoas tenham acesso como membros ou participantes diretos de cada tarefa.

Está disponível para iOS e Android.

Evernote

O Evernote é um aplicativo que conquistou milhares de usuários por ser um espaço virtual voltado para aumentar o foco e o rendimento de quem o usa. Para tanto, ele conta com gerenciamento de projetos internos (com funcionários do setor) e externos (com clientes/fornecedores), bloco de notas para ideias de como organizar seu trabalho, registros de atividades em andamento, recursos para uso da internet etc.

E não acaba aí! Ele vai além e ainda oferece um recurso de estação de trabalho compartilhado para as atividades realizadas em equipe. Assim, cada colega sabe do andamento da parte do outro e consegue prever eventuais atrasos. Ah, e o melhor: tudo isso pode ser acessado tanto online quanto offline.

Também disponível para iOS e Android.

Google Calendar

O Google Calendar é uma ferramenta com design minimalista e intuitivo que facilita a criação de uma agenda virtual na qual você marca compromissos, reuniões e atividades que fará no futuro, organizando e planejando sua rotina com antecedência.

O bom é que, pelo fato de ser disponibilizado pelo Google, há uma integração completa com o Gmail. Com isso, os e-mails que informam sobre eventos corporativos, tarefas, conferências, workshops e afins são todos migrados para ele automaticamente. Assim, você pode estabelecer lembretes ou avisos dependendo da relevância de cada um.

Outro diferencial do Google Calendar é que você tem como definir metas pessoais e/ou profissionais para aumentar sua produtividade semanal e evitar acúmulo de afazeres.

Também disponível para iOS e Android.

Wunderlist

Outra sugestão de aplicativo é o Wunderlist, que permite que você liste todas as suas tarefas por fazer em pastas, indique qual é o deadline delas e determine um período de tempo para concluí-las. A partir daí, você se concentra nelas para cumprir os prazos e pode criar notificações para todos os seus aparelhos eletrônicos, os quais lembram da importância de não atrasar nada.

Um segundo ponto positivo é que dá para incluir notas, comentários, lembretes e conteúdos da web diretamente nas tarefas. Isso sem falar, é claro, na possibilidade de compartilhar seu esquema de atividades.

Também disponível para iOS e Android.

StayFocusd

O StayFocusd, por sua vez, não se trata de um aplicativo ou programa, mas sim de uma extensão desenvolvida especificamente para o Google Chrome — que está presente em cerca de 66,87% dos PCs em todo o mundo, conforme relatório do portal TechRadar.

Ele é bastante útil para quem trabalha em frente ao computador porque limita o tempo de acesso diário a sites que não estão relacionados ao seu trabalho, isto é, aqueles que acabam servindo unicamente como fonte de distração (Facebook, Youtube, Netflix, entre outros), fazendo com que você protele suas obrigações.

Ao baixá-lo, é possível determinar quantos minutos por dia é possível navegar em cada um deles (10, 15 ou 30 minutos, por exemplo). Daí, caso você insista em tentar ultrapassar esse tempo preestabelecido, todas as páginas são bloqueadas e liberadas apenas no dia seguinte. Com isso, se torna mais fácil se concentrar no que realmente importa: suas tarefas.

Disponível no Chrome Web Store.

Time Doctor

O TimeDoctor é uma ferramenta para gerenciamento do tempo e da produtividade desenvolvida especificamente para quem tem como função supervisionar ou administrar uma empresa — independentemente do porte dela. O motivo disso é simples: ele conta com duas importantes funcionalidades.

A primeira é o monitoramento integral de toda a equipe, indicando o tempo que cada funcionário realmente dedica ao trabalho, a frequência de intervalos, quais fazem melhor uso do trabalho remoto ou home office e por aí vai.

A segunda é o acompanhamento do trabalho desenvolvido com clientes, parceiros e/ou fornecedores. Para tanto, ele disponibiliza relatórios que indicam quais deles necessitam de mais colaboradores simultaneamente, quais exigem mais refações, quem são aqueles que solicitam mais reuniões e desenvolvimento de pautas etc.

A partir disso, você tem dados concretos que vão ajudá-lo a manter sua equipe produtiva e cumprindo metas e, acima de tudo, a facilitar a reestruturação de times para atender projetos mais complicados sem atrasar as demandas deles.

Salpinx

Já o Salpinx é uma plataforma para gerenciamento de prazos de projetos que conta com uma funcionalidade muito interessante: o controle de nível de ociosidade X o tempo efetivo de trabalho. Na prática, ela permite que você tenha um relatório completo do uso do seu computador, que aponta quantos minutos você tem dedicado para cumprir suas tarefas, ler e responder e-mails ou navegar por páginas com conteúdo aleatório.

Além disso, ele permite identificar quais atividades têm demandando mais tempo de resolução, aquelas que são interrompidas mais vezes, as que sofrem mais refações e, inclusive, se você deixa seu PC inativo por longos períodos.

Dessa maneira, dá para rever quais hábitos nocivos estão prejudicando sua produtividade e adotar uma postura mais profissional no ambiente de trabalho.

Como você viu, otimizar gestão do tempo e produtividade não é algo impossível. Ao contrário, basta entender como isso funciona na prática e realizar algumas mudanças de hábitos nocivos que atrapalham seu desempenho. Dessa maneira, é possível se tornar mais eficiente no trabalho e alcançar a progressão de carreira tão desejada. Por isso, não deixe de seguir nossas dicas!

E se você tem outras sugestões igualmente úteis, nada de se encabular! Deixe já o seu comentário e compartilhe-as com a gente!