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No dia a dia, lidamos frequentemente com regras e normas que fazem parte e impactam diretamente nossa maneira de agir e se comportar diante da vida em sociedade. E isso não poderia ser diferente no mundo dos negócios, em que o conceito de compliance surge e traz como objetivo a definição do Direito Empresarial.
A palavra deriva do termo “to comply” que significa estar de acordo e submetido a uma regra. Nos últimos anos, seu sentido foi sendo ampliado e se consolidou em um conjunto de disciplinas e práticas para investigar, evitar e solucionar riscos e descumprimento de normas dentro das corporações.
Se você quer entender mais sobre compliance e quais são as suas principais ações e vantagens, acompanhe a seguir e confira o guia completo que preparamos sobre o assunto. Boa leitura!
Por que preciso saber o que é compliance?
O compliance é uma oportunidade que as organizações têm de uma atuação mais ativa e participativa no mercado, gerando, consequentemente, maior valorização nacional e internacional do negócio. Isso porque o posicionamento ético coloca a empresa em um patamar diferenciado da concorrência.
Com isso, a corporação obtém vantagem competitiva e atrai cada vez mais investidores, parceiros e consumidores da marca. A implementação de uma política de compliance eficiente é vital para o crescimento das empresas e, especialmente, para a expansão de suas atividades internacionais.
Além do mais, as marcas criam formas de estar em conformidade com as regras e a legislação vigente. Por esse motivo, os negócios que investem em programas de compliance na rotina administrativa e gerencial se destacam e ganham notoriedade no mercado e em seus nichos de atuação.
Com o aumento dos índices de corrupção envolvendo empresas públicas e privadas, o compliance tem se tornado cada vez mais importante. Inclusive, a legislação passou a obrigar a elaboração de políticas internas e controles mais rígidos a fim de que as organizações evitem ao máximo a ocorrência de fraudes, desvios e atos de corrupção dentro das empresas.
Com isso, faz-se necessário definir melhores práticas de gestão empresarial para ter mais clareza e transparência em relação aos processos, o que garante melhores índices financeiros, patrimoniais e de mercado.
Conhecer e dominar o conceito de compliance é imprescindível no estabelecimento de regras e procedimentos internos mais adequados. É uma ação que também se faz necessária ao desenvolver a conscientização de todos os colaboradores e líderes quanto às normas e à atual legislação.
Mas, afinal, o que é compliance?
Compliance diz respeito às regras e medidas que definem a conduta e os padrões que serão praticados dentro da empresa. O conceito de compliance, portanto, estabelece as obrigações legais, a ética e a governança corporativa que gestores e colaboradores devem ter como base no momento de exercer suas funções e tomar decisões.
O compliance surgiu em conjunto à criação do Bank of Internacional Settlements (BIS) em 1930 — a primeira instituição financeira global. O seu principal objetivo era conduzir as interações entre os bancos centrais de todas as nações de forma segura e confiável. Em 1960, o conceito foi sendo aprimorado para a elaboração de um código ético de procedimentos internos de controle, treinamento de pessoas e supervisão de atividades consideradas suspeitas.
Assim, a Comissão de Títulos e Câmbio dos Estados Unidos passou a orientar que as empresas tivessem um programa de compliance a fim de atuar de maneira regular com a legislação, cumprindo regras externas e internas. No Brasil, a estratégia passou a ganhar destaque em 1992, principalmente por causa da crescente competitividade entre empresas transnacionais e, também, para se adequar aos padrões éticos de combate à corrupção.
Além de atender todas as exigências normativas e técnicas, um programa de compliance precisa contemplar a prevenção de riscos operacionais, a identificação de erros e, sobretudo, a apresentação de soluções eficazes. Isso faz com que a gestão tenha de atuar na criação de normas, na fiscalização e realização de auditorias, na aplicação do código de ética e conduta e, ainda, na execução de atividades de comunicação interna.
Para além de determinar obrigações, regras e boas práticas, um programa de compliance busca a prevenção do negócio como um todo, possibilitando que todas as diretrizes sejam disseminadas e devidamente executadas. De modo que a empresa tenha êxito na implementação do compliance, é fundamental:
- contar com o envolvimento e o comprometimento da gestão, garantindo a divulgação dos valores e da cultura corporativa;
- criar procedimentos internos, padrões de controle das políticas, códigos de ética e de conduta para que o programa siga um sistema lógico e organizado;
- comunicar e treinar os colaboradores sobre o programa e suas características a fim de que a cultura possa ser disseminada na organização;
- avaliar, monitorar e realizar auditorias frequentemente, avaliando o andamento do programa de compliance, identificando suas falhas e oportunidades de melhoria;
- executar, incentivar e gerenciar o desempenho e a disciplina dos colaboradores em relação ao programa, avaliando se a cultura de compliance está sendo cumprida dentro da empresa;
- cuidar da delegação de responsabilidades e da seleção de novos colaboradores que atuarão na equipe de compliance, pautando o processo na ética e na análise da experiência profissional;
- melhorar continuamente as condutas corporativas, mensurando o programa e realizando alterações sempre que for necessário, visando a eficiência.
O gestor é o principal responsável pela implementação e avaliação do programa de compliance no ambiente empresarial. Geralmente, quem se dedica à função de analista ou gerente de compliance deve apresentar um currículo qualificado, de preferência tendo cursado os melhores MBAs na área.
O profissional deve atuar alinhado com o negócio, ou seja, ele estará próximo das atividades e buscar parceria com todos os setores que estejam envolvidos no projeto de compliance da organização. Dessa forma, o planejamento estratégico tem mais chances de atingir resultados positivos, trazendo vantagens e fortalecimento da marca no mercado.
Quais são as vantagens de se contar com essa cultura na empresa?
Ter um programa de compliance bem estruturado modifica a maneira como o negócio é visto por profissionais, consumidores, governos e demais empresas, tanto dentro quanto fora do país. Isso acaba por possibilitar uma verdadeira valorização nacional e internacional da organização e cria mais oportunidades de construção de uma imagem positiva da marca.
A implementação do compliance deve ser feita por um setor específico e com profissionais habilidosos e qualificados, que atuam em conformidade com as normas estabelecidas pela corporação. A equipe pode ser composta por gestores, auditores, advogados, analistas, entre outros colaboradores — de preferência apresentando especializações no currículo.
O serviço também pode ser terceirizado pela gestão, no entanto, isso costuma reduzir o controle da empresa sobre o processo como um todo. Além do mais, por ser considerada uma das profissões com os melhores salários do mercado, o analista de compliance representa um alto investimento ao negócio.
Mesmo assim, é essencial que a gestão esteja aberta e seja flexível ao implementar um programa de compliance, a fim de que a marca atinja seus objetivos e as vantagens de mercado que a estratégia oferece. Veja, a seguir, quais são os maiores benefícios de contar com esse conceito no ambiente corporativo.
Prevenção de riscos
No geral, o compliance é uma forma eficiente de fazer a prevenção e a gestão dos riscos legais da empresa. Isso é feito por meio de um controle, garantindo que todas as regulamentações sejam devidamente respeitadas. Dessa maneira, a organização se torna mais segura ao firmar parceiros comerciais e, também, ao captar investidores.
Na prática, o programa de compliance identifica as incertezas nos processos e mede as probabilidades dos dados e seus possíveis impactos. Assim, a equipe responsável trabalha de modo a reduzir as falhas e os riscos, que podem ameaçar o alcance das metas e dos objetivos traçados pela marca.
Ao verificar e gerenciar os riscos envolvidos, a gestão consegue alocar os recursos com agilidade e define quais são as ações mais eficazes à sua realidade, otimizando a atuação corporativa na totalidade. Desse modo, é possível elevar a produtividade e gerar eficiência na rotina empresarial.
Redução de custos
Com um programa estruturado de prevenção de riscos dentro da empresa, é possível reduzir custos e melhorar significativamente os resultados da companhia. Isso porque o compliance envolve diversas áreas e setores corporativos ligados à transparência e às medidas éticas que criam normas, regras e condutas aos processos internos.
Com isso, a gestão pode, por exemplo, evitar orçamentos mal planejados ou superfaturados que prejudiquem o fluxo de caixa e as finanças. Para isso, é fundamental definir quais serão os critérios utilizados no programa de compliance em questões como contratação, doações, investimentos e patrocínios.
O gestor deve ter em mente que os investidores estão a todo momento buscando aplicar seus recursos em negócios que apresentam solidez, normas de controle e ferramentas de estruturação interna. Logo, o compliance representa uma oportunidade para que as empresas reduzam as más condutas e a desorganização do departamento financeiro, de maneira ágil e eficaz.
Identificação de problemas
O conhecimento que as atividades de controle do programa de compliance oferece favorece a conscientização sobre o que são, de fato, problemas e riscos. Com isso, a gestão consegue identificar rapidamente se ocorreram casos de violação à lei, por exemplo. Por outro lado, sem o controle, fica muito mais difícil acompanhar adequadamente os gastos da organização.
Contar com um programa de compliance também permite que o gestor organize melhor os setores e departamentos em diversos aspectos. Isso tudo contribui com a otimização dos recursos, a diminuição de gastos excessivos e a melhora geral do controle sobre questões que podem formar conflitos de interesse.
Ao passar pela fase de identificação, a gestão deve realizar um estudo criterioso ao definir quais são as possíveis soluções dos problemas levantados. O indicado é que ocorra um monitoramento constante em cada área da empresa, tanto para entender as causas dos problemas quanto para tomar ações de prevenção.
Nesse caso, a equipe de compliance deve sempre buscar por atitudes de melhoria e aperfeiçoamento, de maneira que a performance da marca continue em crescimento.
Melhoria da imagem da empresa
Toda corporação ativa, independentemente do seu setor de atuação, deseja ser reconhecida e cultivar uma boa imagem no mercado. O programa de compliance atua justamente para viabilizar a melhoria da reputação do negócio, tornando-o mais atrativo e procurado por parceiros, consumidores e investidores.
Nos últimos anos, inclusive, os clientes de serviços têm ficado bastante exigentes, buscando mais do que apenas um produto. Na realidade, as pessoas optam muitas vezes por empresas sólidas e experientes nos meios que atuam e que oferecem diferentes tipos de soluções às suas maiores necessidades de consumo.
Com um bom programa de compliance, a gestão ainda pode melhorar sua imagem entre os próprios colaboradores que fazem parte da equipe corporativa. Por proporcionar maior segurança em relação aos direitos trabalhistas, a tendência é que os profissionais sintam orgulho do local onde trabalham e comuniquem às pessoas os benefícios de prestar serviços a uma marca que se preocupa com os processos internos e com os direitos dos funcionários.
Segurança jurídica
Um dos fatores mais marcantes do compliance é, justamente, a segurança jurídica que ele traz às empresas. O objetivo central da estratégia é pautar quais ações do negócio estão em conformidade com as regras e normas descritas na legislação. As companhias que respeitam a lei garantem maior alinhamento com as imposições legais e, também, segurança jurídica em seus processos e rotinas de trabalho.
Com isso, ocorre a redução significativa de riscos de multas, processos administrativos e demandas judiciais que podem impactar negativamente o andamento dos serviços. A conduta ética e transparente, portanto, deve ser uma ação prioritária para que a gestão conduza seu planejamento, treinamentos, comunicação e tomadas de decisão da melhor forma.
Um bom programa de compliance em conjunto com práticas jurídicas legais permite que o empreendimento elabore estatutos internos em conformidade com a legislação que rege suas atividades específicas. Para isso, os profissionais responsáveis devem definir regras claras e, de preferência, com termos e expressões de fácil assimilação a todas as pessoas que integram a equipe de trabalho.
Quais são as principais ações do compliance?
Com a nova fase da revolução industrial, chamada de indústria 4.0, as empresas são constantemente desafiadas a implementar tecnologias robustas em seus processos diários, a fim de aumentar a produtividade e a eficiência. Nessa nova fase, a automação tem sido praticamente uma regra, possibilitando que o maior número possível de tarefas seja cumprido por máquinas e computadores.
Existem várias ferramentas tecnológicas disponíveis que podem ser aplicadas nos processos de gerenciamento da organização, como Big Data, Business Intelligence e Inteligência Artificial. De forma geral, os recursos são baseados em princípios que apresentam relação direta com os objetivos do compliance.
Com os sistemas em nuvem e o aperfeiçoamento da análise de dados, por exemplo, é possível criar experiências personalizadas para cada companhia de maneira totalmente automatizada. Por isso, é fundamental que os colaboradores responsáveis pelo programa de compliance utilizem constantemente a tecnologia ao melhorar os índices de previsibilidade do negócio e, com isso, conseguir realizar um planejamento adequado à marca.
Contando com o auxílio e as facilidades da indústria 4.0, será possível definir um bom plano de ação e atingir resultados positivos em pouco tempo. Mas, afinal, quais são e no que se baseiam as ações de um programa de compliance? Confira a seguir.
Avaliação de riscos
A avaliação de riscos dentro do ambiente corporativo tem o intuito de descrever os processos detalhadamente, indicando quais são as probabilidades de risco do negócio. O gestor deve definir quais são os objetivos específicos da avaliação, por exemplo, se servirá para atender a um determinado projeto, atividade ou, até mesmo, a atuação de um setor da empresa.
Por meio da análise, é possível estabelecer uma base mais confiável na tomada de decisão e planejamento, aplicando políticas, procedimentos e práticas de gestão a uma série de atividades, como monitoramento, consulta, comunicação e avaliação dos riscos. Tudo isso é feito justamente para evitar penalidades legais e perdas financeiras e de reputação da marca.
Os profissionais responsáveis pelo programa de compliance devem auditorar e acompanhar os resultados do processo de avaliação de forma constante, tanto para contribuir com a identificação de riscos quanto para desenvolver um plano de ação eficiente. Isso faz com que a gestão consiga prever e evitar que determinadas situações gerem problemas à corporação.
Estabelecimento de políticas
Uma política de compliance engloba o desenvolvimento de uma série de processos e sistemas internos de modo a tornar a organização mais ética e em concordância com as atuais normas legais. Assim, para que o programa de compliance seja bem-sucedido, é fundamental elaborar um código de ética a fim de prever os padrões de conduta exigidos de pessoas que integram ou se relacionam com a empresa.
Mesmo que a implementação das políticas de compliance geralmente sejam definidas por colaboradores da companhia, é imprescindível também consultar auditores externos para auxiliar no processo. O profissional especializado realiza um diagnóstico preciso e estabelece quais são as exigências e medidas de controle adequadas ao contexto do negócio.
Atualmente, instituições públicas e privadas exigem, cada vez mais, a política de compliance como condição para a realização de negócios, o que faz com que as marcas tenham que readequar seu gerenciamento se quiserem se manter competitivas e ativas no mercado. Assim, todas as políticas, normas e procedimentos, ou seja, as atividades de controle, devem ser mantidas atualizadas e ser devidamente divulgadas a todos os colaboradores.
Treinamento e comunicação da equipe
Para que a gestão tenha sucesso na implementação da cultura de compliance, será preciso desenvolver um bom trabalho de comunicação e incentivo, de maneira que a equipe compreenda a necessidade das políticas e se comprometa com as diretrizes que foram estipuladas. Assim, o programa de compliance deve caminhar sempre em conjunto com a cultura da empresa para que os pontos relacionados à ética e ao cumprimento da legislação sejam cada vez mais aprimorados.
Grande parte das organizações que contam com um sistema de compliance estruturado também reservam o planejamento para treinar os colaboradores. Dessa forma, é possível apresentar os padrões de conduta, regras ou, até mesmo, reafirmar as políticas e a cultura da corporação. Com o intuito de atingir bons resultados e elaborar treinamentos adequados ao contexto do ambiente empresarial, o gestor deve conhecer o comportamento e as necessidades de cada setor.
A comunicação deve ser feita de forma simples e de fácil acesso a todos os integrantes da equipe, buscando sempre adaptar as mensagens a cada público, a exemplo de líderes, colaboradores e prestadores de serviços. Como complemento às estratégias de divulgação do programa de compliance, a gestão ainda pode realizar uma pesquisa de satisfação ao final de cada treinamento a fim de aprimorar as suas práticas e o seu relacionamento com o time.
Facilitação de denúncias
O compliance também auxilia diretamente as empresas a lidar com casos de denúncias e a implementar medidas anticorrupção. Além de manter o negócio dentro da legalidade, isso fornece maior integridade corporativa e aumenta a confiança de colaboradores, parceiros e consumidores.
Um dos caminhos possíveis de alcançar esse esforço na companhia é disponibilizando um canal de denúncias que consiga alertar a gestão sobre práticas e atos ilícitos que foram cometidos dentro do ambiente corporativo. Para isso, é fundamental fazer um diagnóstico do empreendimento, planejar o recebimento das denúncias e conhecer bem as regulamentações que regem a atuação da empresa.
Um sistema de ouvidoria pode contribuir significativamente com o programa de compliance, pois o setor geralmente recebe as principais demandas que a central de atendimento não conseguiu solucionar. No entanto, é preciso que a equipe responsável seja devidamente capacitada para exercer essa função de forma transparente, ativa e interessada em buscar soluções.
Toda empresa que deseja atingir competitividade de forma segura deve contar com um bom programa de compliance e, também, com uma equipe treinada e qualificada. Essa é uma maneira, inclusive, de atuar conforme a legislação e as diretrizes do mercado. Para ter sucesso na empreitada, portanto, a gestão deve elaborar um planejamento detalhado e definir quais são as maiores necessidades dos líderes, funcionários e consumidores, a fim de atender as demandas de todos que integram e colaboram com seus processos.
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